Etiske retningslinjer

Vedtatt av styret 17. oktober 2014

1. formål

Kommunalbanken skal ivareta sin rolle og sitt samfunnsansvar gjennom å opptre i samsvar med god forretningsskikk og gjeldende lovgivning. Retningslinjene setter den etiske standarden som ansatte og tillitsvalgte skal utvise i sitt arbeid og i omgangen med eksterne og kolleger. Formålet med de etiske retningslinjene er å ivareta omdømmet og tilliten til Kommunalbanken, fremme etisk bevissthet og lojalitet mot Kommunalbankens verdier og oppdrag.

2. OMFANG

Om ikke annet følger av de enkelte bestemmelsene, gjelder de etiske retningslinjene for tillitsvalgte og fast og midlertidig ansatte i Kommunalbanken.

For personer som utfører tjenester for Kommunalbanken uten å være ansatt eller tillitsvalgt i banken, gjelder de etiske retningslinjer så langt det er relevant og når det er avtalt i oppdragsavtalen. Slik avtale skal alltid inngås med tjenesteleverandører som utfører tjenestene i Kommunalbankens lokaler eller har tilgang til bankens systemer.

3. GENERELLE PRINSIPPER

Kommunalbanken skal medvirke til en bærekraftig samfunnsutvikling og langsiktig verdiskaping gjennom ansvarlig forretningsdrift som ivaretar menneskerettighetene, miljøet, etikk og sosiale forhold.

Kommunalbankens tillitsvalgte og ansatte skal utvise høy etisk standard i sitt arbeid for Kommunalbanken og opptre i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning, bankens vedtekter og interne retningslinjer. Tillitsvalgte og ansatte skal etterleve prinsippet om åpenhet i all forretningsvirksomhet, samtidig som lovpålagt taushetsplikt og bestemmelsene om konfidensialitet skal respekteres.

4. DISKRIMINERING, TRAKASSERING OG MOBBING

Kommunalbanken har nulltoleranse for enhver form for mobbing, trakassering og diskriminering, og forventer at ansatte opptrer deretter internt og i sin omgang med bankens forretningsforbindelser og andre eksterne.

5. INTERESSEKONFLIKTER OG HABILITET

Ansatte i Kommunalbanken må ikke delta i behandling eller avgjørelse av spørsmål:

• Som er av betydning for vedkommende selv eller ektefelle, samboer, barn, foreldre eller andre nærstående personer.
• Som er av betydning for selskap, organisasjon eller offentlig organ der vedkommende er medlem av styrende organ eller har ledende stilling.
• Når det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet.

En ansatt har selv ansvaret for å vurdere om det foreligger inhabilitet. Når noen ber om det, eller den ansatte selv finner grunn til det, skal spørsmålet forelegges administrerende direktør.

I styret treffes avgjørelse om inhabilitet av styret, uten at vedkommende medlem deltar i avgjørelsen. Styremedlemmer skal selv gjøre oppmerksom på forhold som kan tenkes å føre til inhabilitet.


6. BIARBEID, VERV

Ingen kan ha verv uten at det er åpenbart at vervet ikke er i strid med Kommunalbankens interesser.

Administrerende direktørs styreverv eller biarbeid skal godkjennes av styret. Ansatte kan ikke inngå avtale om lønnet biarbeid eller påta seg styreverv i andre selskaper uten skriftlig godkjenning av administrerende direktør. Styreverv i f.eks. borettslag, barnehager, idrettsforeninger, e.l. krever likevel ikke slik godkjenning.

7. KONFIDENSIALITET

Konfidensialitet skal hindre at uvedkommende får tilgang til informasjon som kan skade Kommunalbanken, bankens kunder eller samarbeidspartnere. Denne plikten skal også beskytte de tillitsvalgte og ansattes personvern og integritet.

Det må utvises varsomhet og bevissthet på med hvem, hvordan, hvor man deler informasjon, for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til konfidensiell informasjon.

8. EKSTERN KOMMUNIKASJON

Informasjon fra Kommunalbanken skal være etterrettelig og korrekt og holde høy faglig og etisk standard. Med mindre annet er bestemt, er det kun styreleder, administrerende direktør eller direktør for kommunikasjon og samfunnskontakt som uttaler seg til media eller offentligheten.

9. FORHOLD TIL KUNDER OG LEVERANDØRER

Kommunalbankens har til hensikt å skape og bevare gode relasjoner til nåværende og fremtidige kunder. Relasjonsbyggingen skal ha et langsiktig og allment perspektiv, og skal ikke innebære usaklig eller urimelig påvirkning eller oppleves som noen form for press.

Ved deltagelse på Kommunalbankens kundearrangementer skal den enkelte betale reiseutgifter og utgifter til hotell. Avtaler med samarbeidende organisasjoner skal beskrive begge parters forpliktelser.

I rådgivning og dialog med kunder skal bankens medarbeidere legge vekt på etisk og faglig korrekt rådgivning og informasjon, slik at kundens representanter ikke forledes til å ta beslutninger som ikke er i tråd med kundenes egne interesser og behov.

10. INNSIDEINFORMASJON

Misbruk av innsideinformasjon er ulovlig. Ansatte og tillitsvalgte skal være kjent med taushetsplikten og forsvarlig håndtering av innsideinformasjon som følger av verdipapirhandelloven. Brudd på disse bestemmelsene kan medføre straffeansvar for den enkelte.

11. HVITVASKING

Hvitvasking er ulovlig og Kommunalbanken må unngå å motta, eller på annen måte bli involvert i forhold eller transaksjon som er relatert til eiendeler som kan være utbytte fra straffbare handlinger. Det skal iverksettes nødvendige tiltak for å identifisere og vurdere integriteten til våre forretningsmotparter etter en risikobasert tilnærming.

12. KORRUPSJON

Korrupsjon er ulovlig og omfatter bestikkelser og utilbørlig påvirkningshandel. Korrupsjon undergraver lovlig forretningsvirksomhet, fører til konkurransevridninger, ødelegger Kommunalbankens omdømme og utsetter kunder og samarbeidspartnere for risiko. Kommunalbanken har nulltoleranse for korrupsjon, og vil arbeide for å sikre at dette ikke forekommer i bankens forretningsaktiviteter.

Forbudet mot bestikkelser og utilbørlig påvirkningshandel gjelder både for den som gir eller tilbyr en urettmessig fordel, og for den som ber om, mottar eller aksepterer en slik fordel. Det er tilstrekkelig at en forespørsel eller et tilbud om en urettmessig fordel blir fremsatt for at handlingen skal være ulovlig. Dette gjelder også dersom fordelen tilfaller Kommunalbanken, andre personer eller foretak.

13. RAPPORTERING

Ansatte som kommer over forhold som innebærer etiske tvilstilfeller eller brudd på lover, regler og de etiske retningslinjer av noen i bankens tjeneste, må rapportere om disse forhold umiddelbart. Ansatte kan rapportere til sin overordnede eller til den overordnedes leder. En leder som mottar slik henvendelse må konsultere sin egen overordnede og administrerende direktør.

14. varsling

Dersom den ansatte av hvilken som helst grunn ikke er komfortabel med å rapportere i linjen om kritikkverdige forhold i Kommunalbanken, kan det rapporteres valgfritt gjennom bankens varslingskanal, verneombud, administrerende direktør eller styret som behandler varselet iht. bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Varsling kan skje anonymt.

15. GAVER OG ANDRE FORDELER

Ansatte som opptrer på vegne av Kommunalbanken, skal unngå personlige fordeler av enhver art som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller beslutning/vedtak. Retningslinjene gjelder tilsvarende der Kommunalbanken er giver av gaven eller fordelen.
Situasjoner som kan medføre konflikt mellom Kommunalbankens interesser og personlige interesser skal unngås. Disse retningslinjene er ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av ubetydelig verdi, for eksempel blomster eller
lignende til en verdi som ikke overstiger 500 kroner. Gaver ut over dette må klareres med administrerende direktør og tilfaller Kommunalbanken. Gaver og andre fordeler med verdi på mer enn 300 kroner skal registreres. Dette gjelder uansett om Kommunalbanken eller ansatte er mottaker, eller om Kommunalbanken er giver av gaven eller fordelen.

Retningslinjene er ikke til hinder for å motta eller gi oppmerksomhet i form av moderat gjestfrihet og representasjon som hører med i samarbeid og informasjonsutveksling.

Ingen må direkte eller indirekte betinge seg fordeler i noen form fra Kommunalbankens leverandører eller kunder. Kommunalbankens rabattavtaler kan bare benyttes når dette er innført som en generell ordning for ansatte i Kommunalbanken.
Reiser i faglig sammenheng skal dekkes av Kommunalbanken når ikke annet er godkjent av administrerende direktør. Bankens eiendeler, lokaler og andre ressurser skal benyttes i samsvar med bankens retningslinjer og skal ikke benyttes til private formål med mindre det foreligger særskilt avtale om det. Privat bruk av ubetydelig omfang er likevel tillatt.

16. EGENHANDEL I FINANSIELLE INSTRUMENTER

Regler om egenhandel i finansielle instrumenter er regulert i verdipapirhandelloven kapittel 8. Den ansatte er selv ansvarlig for å holde seg oppdatert på gjeldende regelverk og interne retningslinjer på området, herunder om vedkommende selv er rapporteringspliktig, hvilke finansielle instrument som kan handles og med hvilke motparter og hvor lenge man må beholde instrumentet før avhendelse. Kommunalbanken skal sørge for at interne retningslinjer enkelt er tilgjengelige og oppdaterte. Brudd på bestemmelsene om ansattes egenhandel kan medføre straffeansvar for den rapporteringspliktige.

Ansatte i Kommunalbanken har ikke anledning til å foreta handel for egen regning eller for regning av nærstående i  Kommunalbankens papirer.

17. PRIVAT ØKONOMI

Ansatte i Kommunalbanken oppfordres til å informere nærmeste overordnede dersom det oppstår problemer knyttet til personlig økonomi som vedkommende selv ikke kan løse innen rimelig tid.

18. RUSMIDLER

Kommunalbanken skal være en rusfri arbeidsplass. Ingen skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler når vedkommende er i arbeid for Kommunalbanken. Begrensede mengder alkohol kan likevel bli servert når lokal skikk og spesielle anledninger gjør dette passende.

19. OPPFØLGING

De etiske retningslinjene skal gjøres kjent for alle nyansatte, og årlig for alle ansatte for å sikre god praktisering av retningslinjene.

20. BELØNNING, GODTGJØRELSE MV

Alle ledere i Kommunalbanken skal sikre at evaluering og belønning fremmer adferd i tråd med de etiske retningslinjene.

21. OVERTREDELSE

Opptreden i strid med Kommunalbankens etiske retningslinjer kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet til den ansatte eller tillitsvalgte.

22. FULLMAKT

Administrerende direktør har fullmakt til å fastsette utfyllende retningslinjer innenfor rammen av de etiske retningslinjene.

23. IKRAFTTREDELSE

Disse retningslinjene erstatter tidligere versjon av 12.10.2011 og trer i kraft straks.

KONTAKTPERSONER

Dokumenter