Etiske retningslinjer

Vedtatt av styret 14. februar 2019

1. formål

Kommunalbanken skal ivareta sin rolle og sitt samfunnsansvar gjennom å opptre i samsvar med god forretningsskikk og gjeldende lovgivning. Retningslinjene setter den etiske standarden som ansatte skal utvise i sitt arbeid og i omgangen med eksterne og kolleger. Formålet med de etiske retningslinjene er å ivareta omdømmet og tilliten til Kommunalbanken, og å fremme etisk bevissthet og lojalitet mot Kommunalbankens verdier, oppdrag og retningslinjer.

2. OMFANG og ansvar

De etiske retningslinjene gjelder for styremedlemmer, fast og midlertidig ansatte, og andre eksterne som opptrer på vegne av Kommunalbanken, heretter omtalt «ansatte», med mindre annet er spesifisert i enkelte bestemmelser.

De etiske retningslinjene skal gjøres kjent for alle nyansatte, og gjennomgås jevnlig for alle ansatte for å sikre god praktisering av retningslinjene.

Alle ledere i Kommunalbanken skal sikre at evaluering og belønning fremmer adferd i tråd med de etiske retningslinjene.

Brudd på disse retningslinjene er ikke akseptabelt og kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet til den ansatte.

3. GENERELLE PRINSIPPER

Kommunalbanken skal medvirke til en bærekraftig samfunnsutvikling og langsiktig verdiskaping gjennom ansvarlig forretningsdrift som ivaretar menneskerettighetene, miljøet og sosiale forhold.

Ansatte skal utvise høy etisk standard i sitt arbeid for Kommunalbanken og opptre i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning, bankens vedtekter og interne retningslinjer. Ansatte skal opptre etterrettelig og i tråd med god forretningsskikk.

Ansatte skal ikke opptre i strid med regler og retningslinjer om taushetsplikt og konfidensialitet. Taushetsplikten gjelder i alle sammenhenger, både på jobb og privat.

Kommunalbanken som arbeidsgiver skal ivareta et godt og helsefremmende fysisk, psykisk og sosialt arbeidsmiljø for de ansatte. Kommunalbanken som arbeidsgiver aksepterer ikke mobbing, trakassering og diskriminering, og arbeider for å forhindre seksuell trakassering. Ansatte skal opptre slik at dette ivaretas både internt og i sin omgang med bankens forretningsforbindelser og andre eksterne. Ansatte skal melde fra om mobbing, diskriminering eller trakassering på arbeidsplassen.

4. Korrupsjon og hvitvasking

Korrupsjon er ulovlig og omfatter bestikkelser og utilbørlig påvirkningshandel. Korrupsjon undergraver lovlig forretningsvirksomhet, fører til konkurransevridninger, ødelegger Kommunalbankens omdømme og utsetter kunder og samarbeidspartnere for risiko.

Forbudet mot korrupsjon gjelder både for den som gir eller tilbyr en urettmessig fordel, og for den som ber om, mottar eller aksepterer en slik fordel. Det er tilstrekkelig at en forespørsel eller et tilbud om en urettmessig fordel blir fremsatt for at handlingen skal være ulovlig. Dette gjelder også dersom fordelen tilfaller Kommunalbanken, andre personer eller foretak.

Hvitvasking er ulovlig og Kommunalbanken arbeider for å unngå å bli involvert i forhold eller transaksjoner som er relatert til eiendeler som kan være utbytte fra straffbare handlinger.

Kommunalbanken arbeider for å unngå at det forekommer korrupsjon eller hvitvasking i bankens forretningsaktiviteter.

5. Forhold til kunder og leverandører

Kommunalbanken har til hensikt å skape og bevare gode relasjoner til nåværende og fremtidige kunder. Relasjonsbyggingen skal ha et langsiktig og allment perspektiv, og skal ikke innebære usaklig eller urimelig påvirkning eller oppleves som noen form for press.

I dialog med kunder skal alltid kundens behov være utgangspunktet for den informasjonen som gis av den ansatte.

6. Interessekonflikter

En interessekonflikt oppstår når Kommunalbankens interesser og ansattes interesser ikke er sammenfallende. Eksempelvis kan nære relasjoner, økonomiske interesser eller at en har et verv, en rolle eller en funksjon medføre interessekonflikter.

Ansatte i Kommunalbanken må ikke delta i behandling eller avgjørelse av spørsmål:

  • som er av betydning for vedkommende selv eller ektefelle, samboer, barn, foreldre eller andre nærstående personer.
  • som er av betydning for selskap, organisasjon eller offentlig organ der vedkommende eller nærstående helt eller delvis eier, er medlem av styrende organ eller har ledende stilling.
  • når det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet.

Ansatte kan ikke ha verv uten at det er åpenbart at vervet ikke er i strid med Kommunalbankens interesser. Ansatte kan ikke inngå avtale om lønnet biarbeid eller påta seg styreverv i andre selskaper uten skriftlig godkjenning av administrerende direktør. Styreverv i borettslag, barnehager, idrettsforeninger, eller lignende krever likevel ikke slik godkjenning. Denne bestemmelsen gjelder ikke for aksjonærvalgte styremedlemmer.

Den ansatte har selv ansvaret for å vurdere om det foreligger en interessekonflikt. Når noen ber om det, eller den ansatte selv finner grunn til det, skal spørsmålet forelegges administrerende direktør.

Administrerende direktørs styreverv eller biarbeid skal godkjennes av styret.

I styret treffes avgjørelse om inhabilitet av styret, uten at vedkommende medlem deltar i avgjørelsen. Styremedlemmer skal selv gjøre oppmerksom på forhold som kan tenkes å føre til inhabilitet.

Ansatte som opptrer på vegne av Kommunalbanken, skal unngå personlige fordeler av enhver art som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller beslutning/vedtak. Retningslinjene gjelder tilsvarende der Kommunalbanken er giver av gaven eller fordelen. Retningslinjene er ikke til hinder for at ansatte kan motta eller gi gaver av ubetydelig verdi, eller moderat gjestfrihet og representasjon som er forretningsmessig begrunnet.

Ingen må direkte eller indirekte betinge seg fordeler i noen form fra Kommunalbankens leverandører eller kunder. Kommunalbankens rabattavtaler kan bare benyttes når dette er innført som en generell ordning for ansatte i Kommunalbanken.

Reiser i faglig sammenheng som er relatert til Kommunalbankens virksomhet skal dekkes av Kommunalbanken når ikke annet er godkjent av administrerende direktør.

7. KONFIDENSIALITET og innsideinformasjon

Konfidensialitet skal hindre at uvedkommende får tilgang til informasjon som kan skade Kommunalbanken, bankens kunder eller samarbeidspartnere. Denne plikten skal også beskytte personvernet til ansatte, kunder og samarbeidspartnere.

Det må utvises varsomhet og bevissthet med hensyn til hvem, hvordan og hvor man deler informasjon, for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til konfidensiell informasjon. Konfidensiell informasjon skal aldri deles uten et rettmessig behov.

Misbruk av innsideinformasjon er ulovlig. Ansatte skal være kjent med taushetsplikten og forsvarlig håndtering av innsideinformasjon.

Ansatte har ikke anledning til å foreta handel for egen regning eller for regning av nærstående i Kommunalbankens papirer.

Egenhandel av finansielle instrumenter skal følge det til enhver tid gjeldende regelverk og interne retningslinjer.

8. EKSTERN KOMMUNIKASJON

Informasjon fra Kommunalbanken skal være etterrettelig og korrekt og holde høy faglig og etisk standard. Med mindre annet er bestemt, er det kun styreleder, administrerende direktør eller direktør for kommunikasjon og samfunnskontakt som uttaler seg til media eller offentligheten.

Ansatte skal vise aktsomhet ved deltakelse i sosiale medier og offentlige debatter, og opptre slik at Kommunalbankens omdømme ivaretas på en positiv måte.

9. Rapportering og varsling

Kommunalbanken ønsker at ansatte sier ifra om forhold som ikke er akseptable for å kunne håndtere problemer og utfordringer på en god måte og lære av erfaringer.

Ansatte som kommer over forhold som innebærer etiske tvilstilfeller eller brudd på lover, regler og interne retningslinjer av noen i bankens tjeneste, må rapportere om disse forholdene umiddelbart. Ansatte kan rapportere via linjen, gjennom verneombud, administrerende direktør eller styret. Alvorlige forhold kan varsles via bankens varslingskanaler som behandler varsler i tråd med bankens varslingsrutiner. All rapportering og varsler blir behandlet med respekt og tas på alvor.

10. Generelle atferdsregler

Ansatte oppfordres til å informere nærmeste overordnede dersom det oppstår problemer knyttet til personlig økonomi som vedkommende selv ikke kan løse innen rimelig tid.

Kommunalbanken skal være en rusfri arbeidsplass. Ingen skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler når vedkommende er i arbeid for Kommunalbanken. Begrensede mengder alkohol kan likevel bli servert når lokal skikk og spesielle anledninger gjør dette passende.

Bankens eiendeler, lokaler og andre ressurser skal benyttes i samsvar med bankens retningslinjer og skal ikke benyttes til private formål med mindre det foreligger særskilt avtale om det.

11. FULLMAKT

Administrerende direktør har fullmakt til å fastsette utfyllende retningslinjer innenfor rammen av de etiske retningslinjene.

12. IKRAFTTREDELSE

Disse retningslinjene erstatter tidligere versjon av 17.10.2014 og trer i kraft straks.

KONTAKTPERSONER

Dokumenter