Etiske retningslinjer

1. Formål

Disse retningslinjene setter den etiske standarden som ansatte skal utvise i sitt arbeid og i omgangen med kolleger og eksterne, herunder kunder, investorer, markedsaktører, leverandører og andre interessenter.

2. Virkeområde

Disse retningslinjene gjelder for KBNs styremedlemmer, fast og midlertidig ansatte, og andre eksterne som opptrer på vegne av KBN (1), heretter omtalt «ansatte», med mindre annet er spesifisert i enkelte bestemmelser. Nærmeste foresatte beslutter om eksterne som opptrer på vegne av KBN skal unntas dersom det foreligger særlige grunner for det. Nærmeste foresatte melder til HR om eksterne som skal etterleve disse retningslinjene.

3. Grunnleggende prinsipper

Ansatte skal etterleve lover og regler de er bundet av. Dette gjelder både eksterne og interne regler, herunder lover, forskrifter, retningslinjer, instrukser og rutiner. Brudd kan i ytterste konsekvens føre til arbeidsrettslige, strafferettslige og erstatningsrettslige reaksjoner.

Ansatte skal utvise høy etisk standard i sitt arbeid for KBN. Ansatte skal opptre etterrettelig og i tråd med disse retningslinjene. KBN forventer at ansatte bistår hverandre med å følge lover og regler og varsler om kritikkverdige forhold.

Ansatte skal være kjent med KBNs atferdsregler. Det skal gis pliktig opplæring om reglene til faste og midlertidige ansatte minst årlig. Faste og midlertidige ansatte skal årlig bekrefte skriftlig til Compliance at de er kjent med reglene.

KBNs ledere skal være gode rollemodeller som gjennom ord og handling fremmer etterlevelse av lover og regler og ansvarlig forretningsdrift. KBNs ledere skal videre bidra til å skape et miljø for åpenhet om spørsmål vedrørende etiske problemstillinger.

KBNs ledere skal sørge for at ansatte kan gjøre seg kjent med KBNs etiske retningslinjer og øvrige interne regler, samt bidra til at ansatte har et aktivt forhold til etterlevelse og gjennomfører nødvendige opplæringsaktiviteter.

4. Bærekraftig drift og utvikling

KBN skal medvirke til bærekraftig samfunnsutvikling og langsiktig verdiskaping gjennom ansvarlig forretningsdrift som ivaretar miljømessige, sosiale og styringsmessige forhold.

5. Forhold til kunder

KBN skal møte og behandle kundene sine på en god og forsvarlig måte. Dette er viktig for å bygge og bevare tillit og omdømme. KBNs kundebehandling skal kjennetegnes av respekt, høy integritet og transparens. Tilbakemeldinger fra kunder skal tas på alvor og behandles etter egne rutiner.

6. Sikre verdier

KBN besitter verdier (informasjon, IT-systemer og utstyr, tilgang til elektroniske tjenester, kontorlokaler og inventar) som ved tap eller uønsket endring har høyt eller svært høyt skadepotensiale. Ansatte har et ansvar for å bidra til å sikre KBNs verdier. Ansatte skal være kjent med og etterleve regler og rutiner for å beskytte KBNs verdier.

7. Kommunikasjon

KBNs informasjon skal være etterrettelig og korrekt. Kunder, investorer, markedsaktører, leverandører, ansatte, eier og andre interessenter skal også ha tillit til at KBN beskytter informasjon og ivaretar taushetsplikten.

KBNs virksomhet forutsetter informasjons- og datautveksling internt og eksternt. Utvekslingen skjer muntlig, skriftlig og elektronisk. Ansatte skal kjenne til og følge regler og rutiner for håndtering av ulik informasjon.

Ansatte er bundet av sin taushetserklæring. Pliktene som følger av denne gjelder både eksternt og internt, også etter at ansettelsesforholdet har opphørt, med mindre annet er avtalt. Ansatte skal utvise nødvendig aktsomhet i håndtering av informasjon og har et selvstendig ansvar for å vurdere om den er av en karakter som tilsier at spredning skal begrenses.

Ansatte skal være kjent med reglene for håndtering av innsideinformasjon og vite at ulovlig spredning og misbruk av innsideinformasjon er straffbart.

Ansatte skal forholde seg til regler for hvem som uttaler seg eksternt på vegne av KBN. Ansatte bes utvise aktsomhet ved ytringer i det offentlige rom, inkludert på sosiale medier.

8. Egenhandel

Ansatte kan handle i finansielle instrumenter for egen regning i tråd med gjeldende retningslinjer.

9. Økonomisk kriminalitet

KBN skal ikke bli utnyttet eller bidra til økonomisk kriminalitet. KBN skal gjennom etterlevelse og god forretningsskikk, i egne handlinger og i møte med eksterne, forebygge økonomisk kriminalitet, som underslag, bedrageri, korrupsjon, hvitvasking og terrorfinansiering. Alle ansatte har en selvstendig plikt til å varsle om mistenkelige forhold som ledd i utførelsen av sitt arbeid og verv.

Hvitvasking og terrorfinansiering
KBN skal aktivt forebygge å bli brukt i hvitvasking eller bidra til terrorfinansiering. Alle ansatte skal kjenne sine plikter iht. lover og regler, herunder interne retningslinjer og melde mistenkelige forhold til KBNs hvitvaskingsansvarlig.

Korrupsjon
Korrupsjon er forbudt, et forbud som gjelder både for den som gir eller tilbyr en utilbørlig fordel, og for den som ber om, mottar eller aksepterer en slik fordel. Det er tilstrekkelig at en forespørsel eller et tilbud om en utilbørlig fordel blir fremsatt for at handlingen kan være ulovlig.

Ansatte skal hverken ta imot, etterspørre eller gi en utilbørlig fordel. Dette gjelder også dersom fordelen tilfaller KBN, andre personer eller foretak.

Disse retningslinjene er ikke til hinder for at ansatte kan gi eller motta gaver av ubetydelig verdi, eller moderat gjestfrihet og representasjon som er forretningsmessig begrunnet. Gaver som mottas med verdi over kr 500,- skal meldes til HR og tilfaller KBN.

Skatteatferd
KBN skal betale korrekt skatt til rett tid der verdiene skapes og i samsvar med lokal skattelovgivning. KBN skal opprettholde god etterlevelse og praksis hva gjelder regnskapsføring, skatterapportering og betaling av skatt.

KBN skal kunne innrette seg etter skatteregelverket, men KBN skal avstå fra omgåelse.

KBN skal opptre åpent med hensyn til skatt, og årsregnskap og skattepolicy skal være tilgjengelig på selskapets nettside.

Konkurranse
KBN skal ikke utilbørlig utnytte markedsmakt eller ta del i konkurransebegrensende avtaler, som prissamarbeid, markedsdeling eller samarbeide med konkurrenter i anbudsprosesser.

Ansatte skal utvise høy grad av aktsomhet slik at informasjon som kan være konkurransesensitiv behandles i henhold til gjeldende retningslinjer.

10. Interessekonflikter

KBN skal sørge for at interessekonflikter blir identifisert, og så langt som mulig, forhindret og håndtert. Interessekonflikter kan oppstå dersom KBN kan oppnå gevinst eller unngå tap på kundens bekostning, det ikke er sammenfall mellom ansattes personlige interesser og KBNs interesser, når den ansatte anses å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i en sak, mv.

Ansatte i KBN skal ikke delta i behandling eller avgjørelse av spørsmål som har særlig betydning for den ansatte selv eller noen nærstående slik at vedkommende må anses å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.

Ansatte skal heller ikke delta i behandling eller avgjørelse av saker hvor det foreligger andre særlige forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet.

Den ansatte har et selvstendig ansvar for å vurdere om det foreligger en interessekonflikt, og skal melde fra til nærmeste leder. Der det er tvil, kan den ansatte drøfte eller få vurdert om det foreligger en interessekonflikt. Dersom det bes om vurdering skal denne dokumenteres. Nærmeste leder foretar vurdering og avgjør. Alle avgjørelser forelegges administrerende direktør.

Administrerende direktørs habilitet vurderes og avgjøres av styret. Administrerende direktørs styreverv eller biarbeid skal godkjennes av styret.

Dersom det kan være tvil om et styremedlems habilitet avgjøres spørsmålet av styret uten at det aktuelle styremedlem er til stede.

Annen næringsvirksomhet, biarbeid og verv
Ansatte kan ikke drive annen næringsvirksomhet, ta lønnet biarbeid eller ha styreverv i andre selskaper uten skriftlig godkjenning av administrerende direktør. Forbudet gjelder ikke KBNs styremedlemmer (2).

Såfremt det ikke foreligger interessekonflikt tillates verv i sameier, lag eller foreninger, mv. uten nærmere godkjenning. Ansattes verv, lønnet biarbeid og annen næringsvirksomhet skal registreres hos HR iht. interne rutiner.

11. Personvern

Alle personer som KBN har opplysninger om skal kunne stole på at KBN ivaretar deres personvern. Ansatte skal kjenne til hvordan personopplysninger skal behandles.

12. Arbeidsmiljø

KBN skal ivareta et godt og helsefremmende fysisk, psykisk og sosialt arbeidsmiljø. Ansatte skal gjennom handling og atferd utvise respekt for kolleger og andre personer KBN samhandler med.

KBN aksepterer ikke mobbing eller trakassering av noe slag, herunder, uønsket seksuell oppmerksomhet og fiendtlige eller nedverdigende ytringer og atferd.

KBN verdsetter og skal bidra til mangfold. KBN aksepterer ikke diskriminering og trakasserende atferd f.eks. på grunn kjønn, alder, seksuell identitet, etnisitet, livssyn, funksjonsnedsettelse eller kombinasjoner av disse.

Ingen skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler mens de utfører arbeid for KBN. I sosiale sammenhenger og under arrangementer utenfor arbeidstiden kan det serveres alkohol. I denne sammenheng skal ansatte utvise moderasjon.

Ansatte skal melde fra om trakasserende og diskriminerende atferd eller ruspåvirkning ifm. utførelsen av sitt arbeid eller verv.

13. Varsling

KBN etterstreber et ytringsklima der ansatte kan varsle uten å risikere noen form for gjengjeldelse.

Ansatte har rett, men også plikt, til å si ifra om forhold som ikke er akseptable. KBN behandler varsler i tråd med gjeldende lover og regler og ansatte skal gjøre seg kjent med KBNs rutiner. Det er ikke formkrav til varslet og det kan gjøres anonymt. KBN har en intern varslingskanal med forhåndsetablerte rutiner, og en ekstern varslingskanal.

Ansatte oppfordres til åpenhet om personlige forhold som i vesentlig grad kan påvirke deres arbeidsutførelse eller der den ansatte kan komme i en sårbar situasjon som andre kan utnytte.

14. Etterlevelse

De etiske standardene som følger av disse retningslinjene skal testes og vurderes regelmessig, minst hvert 3. år.

15. Fullmakt

Administrerende direktør har fullmakt til å fastsette utfyllende retningslinjer innenfor rammen av de etiske retningslinjene.

16. Ikrafttredelse

Disse retningslinjene trer i kraft umiddelbart.

1: som f.eks. konsulenter og andre innleide
2: styremedlemmer som er valgt av Generalforsamlingen.